Términos, Condiciones y Política de Privacidad

Bienvenido a Archie Contable. Estos Términos y Condiciones explican las reglas generales, responsabilidades y expectativas que aplican al usar nuestros servicios, sitio web, canales de comunicación o cualquier apoyo empresarial relacionado brindado por Archie Contable.

Al contratar nuestros servicios, enviar información, realizar un pago, agendar una cita o comunicarte con nosotros, aceptas los términos detallados a continuación.

Servicios Prestados

Archie Contable ofrece servicios de contabilidad, preparación de impuestos, teneduría de libros (bookkeeping), apoyo empresarial, consultoría, asistencia con documentos, soporte en el registro de empresas, trámites de notaría, asistencia con traducciones, referidos de seguros y otros servicios vinculados.

Los servicios exactos a prestar pueden variar de acuerdo con las necesidades de cada cliente, la información provista, las leyes vigentes, las fechas límite y la disponibilidad del servicio.

Responsabilidades de los Clientes

Los clientes tienen la responsabilidad de proporcionar información completa, exacta y verídica. Esto abarca datos personales, registros de negocio, documentos financieros, formularios de impuestos, identificaciones, detalles de ingresos, gastos, recibos y cualquier otro papel necesario para completar el servicio solicitado.

Archie Contable no se hace responsable por errores, demoras, multas, declaraciones rechazadas, resultados incorrectos u otros inconvenientes causados por información faltante, falsa, incompleta, desactualizada o inexacta que haya sido entregada por el cliente.

Los clientes son responsables de revisar todos los documentos, formularios, solicitudes, reportes y declaraciones antes de dar su aprobación o de que sean presentados.

Exactitud de la Información

Hacemos un esfuerzo razonable para ofrecer servicios precisos, profesionales y confiables basados en la información que tenemos a la mano. Sin embargo, las normas contables, fiscales, comerciales y de cumplimiento pueden cambiar, y los resultados pueden variar según la situación específica de cada cliente.

Archie Contable no garantiza un monto específico de reembolso de impuestos, aprobaciones, resultados comerciales, aprobación de préstamos, tarifas de seguros, tiempos de procesamiento del gobierno o decisiones de ninguna agencia.

Asuntos Fiscales y de Cumplimiento

Las leyes fiscales, las reglas de contabilidad y los requerimientos del gobierno pueden cambiar de un momento a otro. Archie Contable se esfuerza por mantenerse al día y capacitado en las normas vigentes, pero el cliente sigue siendo el único responsable de sus obligaciones fiscales finales, cumplimiento de su negocio y decisiones financieras.

Los clientes son responsables de pagar los impuestos, multas, intereses, tarifas del gobierno, costos de presentación, tarifas de renovación o cualquier otra cantidad requerida por agencias federales, estatales o locales.

Pagos y Tarifas

Las tarifas de los servicios pueden variar según el tipo de servicio, la complejidad, urgencia, los documentos requeridos y el trabajo extra que se necesite.

Dependiendo del servicio contratado, se puede requerir el pago antes de comenzar a trabajar, antes de entregar los documentos listos, o antes de realizar cualquier envío o presentación.

Todas las tarifas corresponden a servicios profesionales prestados. Una vez comenzado el trabajo, los pagos pueden no ser reembolsables, a menos que se acuerde lo contrario por escrito.

Reembolsos

Las solicitudes de reembolso se analizan caso por caso. Los reembolsos no están garantizados y no se aplicarán cuando el trabajo ya se haya completado, los documentos estén preparados, se haya invertido tiempo en el caso, se hayan enviado declaraciones o se hayan pagado tarifas a terceros.

Las tarifas del gobierno, de presentación, de procesamiento, gastos bancarios, comisiones por procesamiento de pagos y cargos de terceros no son reembolsables por regla general.

Citas y Cancelaciones

Se espera que los clientes asistan a tiempo a las citas programadas y que entreguen los documentos requeridos antes o durante la reunión.

Faltar a las citas, llegar tarde o cancelar a último minuto puede causar retrasos. Archie Contable podrá reprogramar las citas de acuerdo con su disponibilidad.

Comunicación

Archie Contable se comunicará con los clientes por teléfono, mensajes de texto, correo electrónico, formularios en línea, redes sociales, plataformas de mensajería u otros canales de comunicación.

Es responsabilidad del cliente proporcionar datos de contacto correctos y estar al pendiente de sus mensajes, correos e indicaciones sobre documentos adicionales o aprobaciones pendientes.

La falta de respuesta o demoras en la comunicación pueden retrasar la entrega de los servicios.

Servicios de Terceros y Referidos

Archie Contable puede trabajar con o recomendar a los clientes servicios de terceros, como agentes de seguros, plataformas tecnológicas, instituciones financieras, profesionales del derecho, notarios, traductores, agencias de gobierno, proveedores de software u otros prestadores de servicios.

Estos proveedores externos operan de manera independiente y cuentan con sus propios términos, tarifas, políticas, requisitos y tiempos de procesamiento.

Archie Contable no se responsabiliza por las acciones, decisiones, demoras, precios, errores, aprobaciones, denegaciones o servicios ofrecidos por dichos terceros.

Uso de Tecnología y Herramientas de Inteligencia Artificial (IA)

Archie Contable puede emplear plataformas tecnológicas, software, automatizaciones y herramientas de inteligencia artificial para mejorar la eficiencia, organización, redacción, revisión de documentos, comunicación y la calidad del servicio.

Aunque estas herramientas apoyan a nuestro equipo, las decisiones finales y la revisión profesional siguen siendo parte de nuestro proceso interno cuando corresponda. El cliente sigue siendo el responsable de revisar y aprobar su información y sus documentos.

Confidencialidad y Privacidad

En Archie Contable nos tomamos muy en serio la privacidad de nuestros clientes y manejamos la información personal, financiera y de negocios con el mayor cuidado. Los datos del cliente se usan únicamente para fines legítimos del servicio, requisitos legales, operaciones del negocio y comunicaciones autorizadas.

Para más detalles, te invitamos a consultar nuestra Política de Privacidad.

Almacenamiento y Retención de Documentos

Archie Contable puede conservar los documentos y registros de los clientes según sea necesario para fines comerciales, legales, contables, fiscales o de cumplimiento normativo.

Los clientes deben guardar sus propias copias de todos los documentos importantes, declaraciones, recibos, confirmaciones y registros. Archie Contable no se compromete a almacenar documentos de forma permanente ni a reponer registros perdidos por el cliente.

Fechas Límite (Deadlines)

Los clientes son responsables de entregar la información y los documentos a tiempo. Archie Contable no es responsable por fechas límites vencidas, declaraciones fuera de plazo, multas, intereses o rechazos causados por tardanzas del cliente al enviar su información, aprobaciones demoradas, documentos incompletos, caídas del sistema, retrasos del gobierno o problemas de terceros.

Limitación de Responsabilidad

Hasta el límite máximo permitido por la ley, Archie Contable no responderá por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos, incluyendo pérdida de ingresos, pérdida de negocios, multas, retrasos, oportunidades perdidas o pérdidas financieras derivadas del uso de nuestros servicios.

Nuestra responsabilidad máxima se limita a la cantidad total pagada por el servicio específico relacionado con la reclamación, a menos que la ley exija lo contrario.

Sin Asesoría Legal

Archie Contable no ofrece asesoría legal, a menos que sea expresamente indicado por un profesional del derecho debidamente certificado. Cualquier información de negocios, de impuestos, contable o normativa se proporciona únicamente con fines informativos y de servicio.

Los clientes deben consultar con un abogado para asuntos legales, disputas, contratos, demandas, temas de inmigración o interpretaciones de la ley.

Negación de Servicio

Archie Contable se reserva el derecho de rechazar, pausar o cancelar servicios si un cliente proporciona datos falsos, se niega a entregar documentos requeridos, muestra un comportamiento abusivo, solicita acciones ilegales o poco éticas, no paga las tarifas correspondientes o incumple estos Términos y Condiciones.

Cambios a Estos Términos

Archie Contable puede actualizar estos Términos y Condiciones en cualquier momento para reflejar cambios en nuestros servicios, políticas, tecnología o requisitos legales. Los términos actualizados se publicarán en línea o se le harán llegar a los clientes cuando sea oportuno.

Aceptación de Términos

Al utilizar nuestros servicios, enviar documentos, realizar un pago, agendar una cita o comunicarte con Archie Contable, confirmas que has leído, entendido y aceptado de conformidad estos Términos y Condiciones.

En Archie Contable, proteger la privacidad, confidencialidad y seguridad de la información personal, comercial y financiera de nuestros clientes es una de nuestras prioridades más importantes. Sabemos que la información que compartes con nosotros es delicada, y nos comprometemos a tratarla con absoluto cuidado, profesionalismo y responsabilidad.

Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, usamos, almacenamos, compartimos y protegemos la información que nos das al contratar nuestros servicios.

Información que Recopilamos

Solo recopilamos la información estrictamente necesaria para brindar nuestros servicios de contabilidad, impuestos, consultoría y soporte de negocios. Esto puede incluir, pero no se limita a:

Información de identificación personal
Datos de contacto
Información del negocio
Registros financieros
Documentos de impuestos
Información de nómina
Datos bancarios o relacionados con pagos
Formularios del gobierno o documentos de identidad
Cualquier otra información necesaria para realizar el trabajo solicitado

Cómo Usamos Tu Información

La información que recopilamos se utiliza únicamente para fines legítimos de negocio y de los servicios contratados, tales como:

Preparar declaraciones de impuestos y reportes financieros
Proveer servicios de contabilidad y bookkeeping
Asistir con el registro de empresas, cumplimiento de normas y asesoría empresarial
Mantener contacto con los clientes sobre el estatus de sus servicios
Presentar documentos obligatorios ante agencias de gobierno o instituciones autorizadas
Llevar registros precisos de acuerdo con lo que exige la ley
Mejorar los procesos internos y la rapidez del servicio

No vendemos, rentamos ni compartimos tus datos personales o financieros con terceros para fines publicitarios o de mercadeo.

Divulgación de Información

Podemos revelar la información de nuestros clientes únicamente cuando sea necesario y oportuno, bajo estos casos:

Cuando lo requiera la ley, un reglamento, un requerimiento judicial o una solicitud del gobierno
Cuando el cliente nos autorice de forma expresa
Cuando sea indispensable para completar los servicios pedidos
Al colaborar con proveedores de servicios de confianza que nos apoyan a operar nuestro negocio
Para comunicarse con agencias gubernamentales, bancos, representantes legales u otras entidades autorizadas

Exigimos a cualquier proveedor externo con el que trabajamos que maneje la información de manera responsable y que cumpla con los estándares de privacidad y seguridad correspondientes.

Uso de Tecnología y Herramientas de IA

A fin de mejorar la rapidez, precisión, orden y atención al cliente, Archie Contable puede hacer uso de plataformas tecnológicas seguras y herramientas de inteligencia artificial en su trabajo cotidiano. Estas herramientas nos ayudan con la revisión de papeles, redacción, orden de archivos, comunicación y labores de oficina.

Al usar estas herramientas, tomamos medidas razonables para proteger los datos de nuestros clientes y limitar el acceso solo a lo que se necesite para realizar la tarea. Algunas tareas pueden ser operadas por plataformas de tecnología de terceros, como OpenAI, Meta AI u otros proveedores de tecnología. Dichos proveedores cuentan con sus propias políticas de privacidad y seguridad.

Archie Contable no usa los datos del cliente para fines no autorizados ni comparte a sabiendas información delicada con herramientas de inteligencia artificial a menos que sea indispensable para apoyar el servicio prestado, lo permitan las condiciones aplicables o esté autorizado para la operación del negocio.

Medidas de Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y de organización adecuadas para proteger la información del cliente contra accesos no autorizados, pérdidas, mal uso, modificaciones o divulgación indebida. Estas protecciones incluyen sistemas seguros, acceso restringido, contraseñas seguras, encriptación, cortafuegos (firewalls), protocolos internos y capacitación de nuestro personal.

Aunque nos tomamos muy en serio la seguridad, ningún método de almacenamiento digital o de envío por internet es 100% infalible. No obstante, nos esforzamos continuamente por mantener controles estrictos y prácticas responsables.

Retención de Información

Conservamos la información de los clientes únicamente por el periodo necesario para ofrecer los servicios, cumplir con requerimientos legales y regulatorios, resolver controversias, mantener los registros comerciales y cumplir con los compromisos de nuestra profesión.

Cuando la información ya no sea de utilidad, aplicaremos procedimientos seguros para borrarla, destruirla o archivarla conforme a la ley.

Derechos del Cliente

Los clientes tienen derecho a solicitar acceso a su información, pedir correcciones, hacer preguntas sobre el uso de sus datos o solicitar la eliminación de los mismos cuando la ley lo permita. Cierta información deberá ser conservada obligatoriamente por motivos contables, fiscales, legales o regulatorios.

Consentimiento

Al contratar los servicios de Archie Contable, otorgas tu consentimiento para la recopilación, uso, almacenamiento y divulgación de tus datos tal como se detalla en esta Política de Privacidad.

Actualizaciones de la Política

Archie Contable puede modificar esta Política de Privacidad ocasionalmente para adaptarse a los cambios en nuestros servicios, tecnología, requisitos legales o prácticas de privacidad. Las actualizaciones correspondientes se notificarán a los clientes en su momento.

Contáctanos

Si tienes preguntas, dudas o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o sobre el manejo de tus datos, ponte en contacto directo con Archie Contable.